Сертификат ISO подтверждает, что система менеджмента организации соответствует требованиям международного стандарта. Документ выдаётся аккредитованным органом по сертификации по итогам аудита предприятия. В России наиболее востребованы три направления: ISO 9001 (качество), ISO 14001 (экологический менеджмент) и ISO 45001 (охрана труда).

Сертификация добровольна и не является государственной процедурой. Органы, выдающие сертификаты ISO, аккредитуются по международным или национальным схемам. Для работы с зарубежными заказчиками принципиально важно, чтобы орган имел аккредитацию в системе IAF (International Accreditation Forum): её члены признают сертификаты друг друга. Росаккредитация входит в IAF с 2017 года, что делает отечественные сертификаты признанными в большинстве стран-участниц.

Для чего нужен

ISO 9001 обязателен при участии в международных тендерах, поставках на европейский рынок и при работе с крупными российскими корпорациями, включающими сертификацию поставщиков в квалификационные требования. Отсутствие ISO 9001 при таком условии заказчика не является нарушением закона, но автоматически исключает компанию из конкурса.

ISO 14001 применяется на предприятиях, чья деятельность влияет на окружающую среду: производство, горнодобывающая отрасль, логистика. ISO 45001 востребован в организациях с повышенными рисками травматизма: строительство, металлургия, химическая промышленность.

Кто выдаёт

Сертификат ISO выдаётся органом по сертификации, аккредитованным в одной из национальных систем аккредитации. В России это может быть как Росаккредитация, так и зарубежные органы, чьи члены имеют договорное признание с IAF. Выбор органа напрямую влияет на признание сертификата: если заказчик находится в Германии, он вправе не принять сертификат от органа без соответствующей аккредитации, даже если документ внешне не отличается.

Область аккредитации органа периодически пересматривается. Актуальный статус нужно проверять на сайте аккредитующего органа, а не по маркетинговым материалам: некоторые органы публикуют устаревшие данные.

Процедура сертификации

Сертификация ISO проходит в два этапа аудита. Первый этап (документарный) охватывает проверку документации системы менеджмента: политики качества, процедур, должностных инструкций, записей. Аудитор оценивает готовность организации ко второму этапу. Типичное основание для переноса: отсутствие внутреннего аудита или анализа со стороны руководства, которые стандарт требует провести до сертификации.

Второй этап (выездной аудит) проходит на площадке. Аудиторы наблюдают за выполнением процессов, берут интервью у сотрудников, проверяют соответствие практики задокументированным процедурам. По итогам второго этапа аудитор составляет отчёт с выявленными несоответствиями.

Несоответствия делятся на значительные (major) и незначительные (minor). Значительное несоответствие: сертификат не выдаётся до его устранения и подтверждения. Организация дорабатывает систему, аудитор проводит повторную проверку, нередко удалённо. По условиям договора с органом срок устранения значительных несоответствий составляет от 30 до 90 дней.

Документы для сертификации

Минимальный пакет документов по ISO 9001:2015 включает:

• область применения системы менеджмента;
• политику в области качества;
• цели в области качества с измеримыми показателями;
• программу внутренних аудитов и протоколы проведённых аудитов;
• протокол анализа системы со стороны руководства;
• процедуры управления документацией и записями.

ISO 9001:2015 перешёл от обязательного руководства по качеству к требованию задокументированной информации: организация сама определяет объём документации. На практике органы ожидают не менее 15-20 рабочих процедур для производственных предприятий и 8-12 для сервисных компаний. Если процедур меньше, аудитор первого этапа рекомендует перенести второй этап до наполнения системы документацией.

Сроки и стоимость

При действующей системе менеджмента минимальный срок от начала работ до выдачи сертификата составляет 2 месяца. Если систему строят с нуля, реальный срок достигает от 4 до 10 месяцев: нужно внедрить процессы, провести внутренний аудит, выполнить анализ со стороны руководства и накопить записи, подтверждающие работу системы.

Орган рассчитывает стоимость сертификации по нормочасам аудита согласно таблицам IAF MD5 и IAF MD1. Для малых предприятий (до 50 человек) средняя стоимость первичной сертификации ISO 9001 составляет от 60 000 до 150 000 рублей. Ежегодный надзорный аудит обходится на 30-40% дешевле первичного.

Надзорные аудиты и повторная сертификация

Сертификат ISO действует 3 года. Орган по сертификации проводит надзорные аудиты раз в 12 месяцев. Надзорный аудит охватывает не всю систему, а выборочные процессы и корректирующие действия по ранее выявленным несоответствиям.

Орган приостанавливает действие сертификата, если организация не допускает проведения надзорного аудита в установленный срок или не устраняет значительные несоответствия. Орган публикует информацию о приостановке в своём реестре. Заказчики, проверяющие статус сертификата через реестр, видят приостановку немедленно: это прерывает квалификационный статус поставщика до восстановления сертификата.

Рекомендации

Перед выбором органа по сертификации нужно уточнить, каких заказчиков организация планирует привлекать. Для экспорта в страны ЕС орган должен иметь аккредитацию в системе с MLA (многостороннее соглашение о признании IAF). Если заказчики российские государственные компании или участники госзакупок, достаточно аккредитации в Росаккредитации. Сертификат органа без MLA европейский заказчик вправе не принять, даже если орган называет себя международным.

Типичная ошибка при подготовке к сертификации: документировать идеальные процессы вместо реальных. Аудитор на втором этапе сравнивает документацию с тем, что происходит на площадке. Расхождение между процедурой и практикой фиксируется как несоответствие. Чем шире расхождение, тем выше риск значительного несоответствия с последующей задержкой выдачи сертификата на 30-90 дней.

Внутренний аудит перед сертификацией нельзя провести формально за день до выездного. Орган запрашивает программу и протоколы и оценивает дату проведения: аудит непосредственно перед вторым этапом расценивается как отсутствие реальной практики и фиксируется как несоответствие. Реальный внутренний аудит должен быть завершён не позднее чем за 4-6 недель до выезда аудиторов органа.

На расчёт стоимости влияет численность персонала по штатному расписанию на момент подачи заявки, а не фактическая загруженность. Временный вывод части персонала в отпуск или на аутсорс не снижает стоимость аудита.

Нормативные документы